地方省情资料，作为一种特定区域的“乡土信息”，以其丰富的内涵，包容了文件、文献、地方法规、各类史料、统计资料、动态性资料和大量结合实践的论文。它是全面反映特定区域政治、经济、科教文史的知识宝库和信息源。随着改革开放的深入发展，地方省情资料在信息资源总体系中不可缺少、不可替代的作用日益明显。它对特定地域经济社会发展的咨询决策作用、物质文明建设和精神文明建设的推动作用日益增强。搞好地方省情资料信息管理系统的开发建设具有十分重要的意义。
一、关于系统设计的基本要求
1．在指导思想上，必须把服务经济建设、服务各级领导机关决策咨询、服务各类经济部门、服务教学科研单位作为系统建设的出发点；把改变手工管理方式的原始落后状况，变被动服务为主动服务作为系统建设的着眼点；把搞好当前的`开发工作作为系统建设的立足点。通过地方省情资料信息管理系统的建设，认真探索出一条地方文献资料管理现代化、服务科学化、文献加工信息化的现实途径。
2．在总体设计上，一要充分吸收各种分类法的长处，按照分类主题一体化的思路，形成本系统的分类主题表；二是形成系统整体结构的各个子程序模块，既相互独立，又互相联系，简便易行，功能互补；三是便于使用，即便于数据的存贮、组合、转换、检索、统计、修改和打印，用户都可以上机操作。
3．在应用软件的程序设计上，一是要从实际出发，要能够适应大部分单位经费不足的矛盾，硬件的最低配置只需一套386微机（内存2MB，286微机内存在2MB以上也可以运行）以及一台打印机；二是配套软件DOS版本只须在3．3以上并有一套当前流行的汉字系统就能开展工作；三是数据管理方面采用多功能设置方式，以确保用户多样化检索需求的实现，有效地解决日益增多的庞大数据量同内外存设备不足的矛盾。
4．应用软件系统要有浓郁的地方特色，能较好地开发地方文献信息资源。所提供的省情资料索引从范围上包括省地市县，行业上包括党政军民工农学商，系列上包括政治、经济、科教文史。所有操作功能界面友好，中文菜单简洁明了，屏幕提示充分，便于选择，实用性强。
5．数据检索应采用多功能互补的方式，手段比较完备，且具有较大的灵活性，使用户只要选取局部关键字或词输入就能进行模糊检索从而收到满意的检索效果。检索入口的选择丰富多样，操作方便简单，容易掌握，只要具有计算机的初步知识，会使用简易的汉字输入方法就能够胜任。
6．能通过目录编辑形成5种省情及地市县情报刊资料索引，作为常规性的检索工具书，以满足对省情资料和地市县情资料最普遍、最系统的咨询需求。
7．系统应具有通用性，便于移植、改造、扩充。根据各自的需要，只需对分类主题表和分类主题代码进行适当的调整和扩充，就能形成一个新的管理系统，即既可以建成各自的省市县情管理系统，也可以建立起一套社会科学信息管理系统或者是专题资料管理系统。
二、关于系统的结构框架和模块功能
下图是地方省情资料信息管理系统的结构框架：
地方省情资料信息管理系统分为7个功能模块，具体的功能是：
1．数据增加模块。其功能是录入省情资料数据，即把经过分析标引的省情资料题录工作单中各个字段的内容输入计算机。每输完一条数据，系统会自动地赋与固定的随机记录号，显示完整的数据内容，并提供随机修改的手段。输入数据的基本格式包括：题名、责任者、出版者、刊期、日期、页码、分类主题代码、自由词、馆藏号等。
2．数据维护模块。其功能是对已经建立或经过使用的数据库进行数据的修改、删除、重组或制作备份。由数据修改、数据删除、序号（分类主题代码）更换、整批修改、数据备份5个子模块组成。
3．目录编辑模块。其功能是以批处理的方式，按照固定的模式编制五种版本、三种类型、两种格式的书本式地方省情资料索引二次文献。五种版本分别是：地方省情资料目录索引、地方省情专题资料目录索引、地市县情资料目录索引、地市县情专题资料目录索引、地方省情资料要目索引。三种类型分别是：常规型，即能比较集中地反映总体情况的互不交叉的二次文献数据，“地方省情资料目录索引”和“地市县情资料目录索引”属于这种类型；专题型，即能比较全面地反映各个方面情况的相互交叉的二次文献数据，“地方省情专题资料目录索引”和“地市县情专题资料目录索引”属于这种类型；报道型，即“地方省情资料要目索引”，它是从信息发布的角度，提要式地报道分年度地方省情资料的主要内容，集中反映了本省社会主义现代化建设各条战线的基本情况和省情研究的新进展。两种格式是指打印出来的二次文献分成面向用户的通用型标准书本格式和内部使用的管理型非标准书本格式。